7 errores a evitar en la gestión de la formación bonificada

La formación bonificada permite a las empresas utilizar su crédito anual para mejorar las competencias de sus trabajadores. Sin embargo, no basta con contratar un curso y esperar a recuperar su importe a través de los seguros sociales.

Para que la bonificación sea válida, deben cumplirse una serie de requisitos relacionados con la formación, los participantes, las comunicaciones, los costes y la documentación justificativa.

Un error en cualquiera de estos puntos puede provocar que la bonificación sea considerada no conforme. Dependiendo de la incidencia detectada, la empresa puede tener que devolver una parte o la totalidad del importe aplicado. La normativa permite reclamar las bonificaciones que no se hayan utilizado correctamente cuando existan incumplimientos o irregularidades en su tramitación y justificación. Estos son siete errores que conviene evitar.

1. Elegir un curso que no cumple los requisitos para ser bonificable

No todas las actividades formativas pueden financiarse mediante el crédito de formación de la empresa.

Para ser bonificable, la formación debe responder a las necesidades de la empresa y de sus trabajadores. También debe guardar relación con la actividad empresarial o con las competencias profesionales necesarias para desarrollar el puesto de trabajo.

Además, la acción formativa debe:

• Tener una duración mínima de dos horas.
• Impartirse en modalidad presencial, teleformación o mixta.
• Garantizar que la formación sea gratuita para el trabajador.
• Respetar los límites de participantes establecidos.
• Contar con contenidos, objetivos, seguimiento y evaluación.

Las jornadas, congresos, ferias, seminarios o actividades meramente informativas y divulgativas no tienen la consideración de acciones formativas bonificables.

Por ejemplo, una empresa podría tener dificultades para justificar la bonificación de una conferencia de una hora sin evaluación ni seguimiento. En cambio, un curso estructurado, tutorizado y vinculado con las necesidades profesionales de la plantilla sí podría cumplir los requisitos.

Cómo evitarlo

Antes de contratar la formación, comprueba que se trata de una acción formativa bonificable y que la entidad encargada de impartirla cumple las obligaciones exigidas.

2. Comunicar incorrectamente el inicio o la finalización del curso

Las empresas deben comunicar tanto el inicio como la finalización de cada grupo formativo mediante la aplicación correspondiente. En la comunicación de inicio deben incluirse, entre otros datos:

• La denominación y los contenidos del curso.
• La modalidad de impartición.
• Las fechas y los horarios.
• El lugar de realización, cuando corresponda.
• El número previsto de participantes.
• La empresa o empresas que participan.

Una vez finalizada la formación, también deben comunicarse los participantes que han terminado, las horas realizadas, los costes y el importe que se pretende bonificar. La comunicación de finalización debe efectuarse antes de aplicar la bonificación en los seguros sociales.

No comunicar un grupo, dejarlo sin finalizar en la aplicación o introducir datos que no se corresponden con la formación realizada puede generar una incidencia. FUNDAE incluye expresamente las comunicaciones incorrectas y los grupos cuya finalización no ha sido notificada entre las causas que pueden producir un resultado no conforme.

Cómo evitarlo

Revisa que la información comunicada coincida con la realidad del curso. Cualquier cambio relevante en fechas, horarios, modalidad, participantes o lugar de impartición debe gestionarse correctamente y dentro de los plazos establecidos.

3. No informar a la representación legal de los trabajadores

Cuando la empresa cuenta con representación legal de las personas trabajadoras, debe informarla antes del comienzo de la formación. La información facilitada debe incluir, como mínimo:

• La denominación, los objetivos y la descripción de los cursos.
• Los colectivos destinatarios.
• El número de participantes.
• El calendario previsto.
• Los medios pedagógicos.
• Los criterios de selección.
• El lugar de impartición.
• El balance de la formación realizada durante el ejercicio anterior.

La representación legal dispone de 15 días para emitir su informe. Si no responde dentro de ese plazo, el trámite se considera cumplido.

No solicitar este informe ni entregar la información requerida impide adquirir o mantener el derecho a la bonificación.

Cómo evitarlo

Realiza esta comunicación por un medio que permita acreditar su entrega y conserva tanto la documentación enviada como la respuesta recibida, en caso de que se produzca.

4. Incluir como finalizados a trabajadores que no han realizado el curso

Para que un participante pueda comunicarse como finalizado, debe haber realizado, al menos, el 75 % de la acción formativa. En la modalidad presencial, debe existir un control de asistencia. En teleformación, la plataforma debe permitir comprobar la actividad, la participación, el seguimiento y el tiempo dedicado por el alumno.

Al comunicar la finalización del grupo, la empresa debe incluir únicamente a los participantes que hayan alcanzado el porcentaje mínimo exigido.

Cómo evitarlo

Realiza un seguimiento durante el curso. No esperes hasta el último día para comprobar si el trabajador ha accedido, ha avanzado en los contenidos o ha realizado las actividades requeridas.

5. Aplicar una bonificación superior a la cantidad permitida o fuera de plazo

La empresa no puede bonificarse automáticamente todo el importe que aparece en la factura. El máximo bonificable está limitado, entre otros factores, por:

• El crédito disponible de la empresa.
• Los costes admitidos y debidamente justificados.
• Los módulos económicos aplicables.
• El número de participantes finalizados.
• El importe comunicado en la aplicación.

Por tanto, el importe aplicado en los seguros sociales no puede superar la cantidad correctamente notificada ni el crédito disponible. FUNDAE identifica como causa de no conformidad que la bonificación aplicada ante la Tesorería General de la Seguridad Social sea superior al crédito asignado o a la formación comunicada.

La bonificación solo puede aplicarse después de comunicar la finalización del grupo. Además, el plazo concluye con la finalización del plazo de presentación de la liquidación de cuotas correspondiente al mes de diciembre del ejercicio.

Cómo evitarlo

Antes de comunicar el importe a la asesoría laboral, verifica el coste máximo bonificable que aparece en la aplicación. La cifra debe coincidir con la que posteriormente se aplique en los seguros sociales.

6. No justificar correctamente los costes de la formación

La empresa debe poder demostrar que los costes comunicados son reales, están relacionados con la formación y han sido contabilizados correctamente. Entre la documentación que puede resultar necesaria se encuentran:

• Facturas suficientemente detalladas.
• Justificantes de pago.
• Registros contables.
• Controles de asistencia.
• Informes de seguimiento de la teleformación.
• Pruebas de evaluación.
• Cuestionarios de calidad.
• Diplomas o certificados.
• Documentación de tutores y formadores.

Los gastos y las bonificaciones deben identificarse en la contabilidad mediante una cuenta separada o un epígrafe específico bajo la denominación de formación profesional para el empleo.

Los pagos relacionados con la actividad formativa deben haberse realizado antes del último día hábil de presentación de la liquidación de cotizaciones correspondiente a diciembre.

Además, la documentación justificativa debe conservarse durante un mínimo de cuatro años y mantenerse disponible ante posibles actuaciones de seguimiento y control.

Cómo evitarlo

Crea un expediente para cada acción formativa y guarda toda la documentación administrativa, económica y pedagógica desde el inicio del curso.

7. No cumplir la cofinanciación privada exigida

Las empresas de más de cinco trabajadores deben participar en la financiación de la formación mediante una aportación privada.

Los porcentajes mínimos dependen del tamaño de la plantilla:

La aportación privada se calcula teniendo en cuenta la diferencia entre el coste total admitido de la formación y la bonificación aplicada. También pueden computarse los costes salariales de los trabajadores cuando realizan la formación dentro de su jornada laboral.

El cumplimiento se comprueba de manera global al finalizar el ejercicio, tomando como referencia el conjunto de la formación realizada por la empresa durante el año.

¿Puede perderse toda la bonificación por un error?

Depende del tipo de incumplimiento y de su alcance.

Algunas incidencias pueden afectar únicamente a un participante, a un grupo concreto o a una parte de los costes. Otras, como no informar a la representación legal de los trabajadores cuando sea obligatorio, pueden impedir el mantenimiento del derecho a la bonificación.

Una gestión correcta empieza antes de que comience el curso

La mejor forma de evitar incidencias no es revisar la documentación cuando la formación ya ha terminado. La gestión debe comenzar antes de matricular a los trabajadores.

Conviene comprobar previamente:

• Que la empresa dispone de crédito.
• Que está al corriente de sus obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
• Que el curso cumple los requisitos.
• Que los participantes pueden acceder a la formación bonificada.
• Que se ha informado a la representación legal, cuando corresponda.
• Que las comunicaciones se realizarán correctamente.
• Que existirá un seguimiento real del alumnado.
• Que los costes y documentos podrán justificarse.

FUNDAE establece como requisitos generales estar al corriente de pago frente a la Agencia Tributaria y la Seguridad Social, haber informado a la representación legal cuando proceda y haber comunicado el inicio y la finalización de la formación.

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